LIBRO UNICO  DEL LAVORO

Riferimenti Normativi:

• D.L. n. 112/2008 artt. 39-40 • Decreto Ministero del Lavoro 9 luglio 2008 • Circolare Ministero del Lavoro 21 agosto 2008 • Nota INAIL 4 settembre 2008

• Nota a INAIL 10 t setmbemre 2008

 Nota INAIL 19 settembre 2008

I datori di lavoro privati, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, devono istituire e tenere il Libro unico del lavoro, sul quale devono essere iscritti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Il Libro unico del lavoro ha la funzione essenziale di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'impresa.

DOVE CONSERVARLO:

• Presso la sede legale dell’impresa I gruppi di impresa potranno conservarlo presso la società capogruppo.

• Presso lo studio del soggetto abilitato di cui all’art. 1, comma 1, L. 12/1979 ( consulenti del lavoro, commercialisti )

• Presso le associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle piccole imprese, anche cooperative.

Attenzione: nel caso in cui i soggetti abilitati hanno l’incarico di tenuta del Libro Unico del Lavoro, il datore di lavoro dovrà comunicare tale scelta alla Direzione Provinciale del Lavoro competente.

Facsimile modello di Comunicazione obbligatoria della delega alla Direzione provinciale del lavoro (Artt. 39-40 Dl n. 112/2008, convertito nella Legge n. 133/2008)

Facsimile di Delega al Consulente del lavoro per la tenuta del libro unico del lavoro (Art. 5, comma 1, Legge n. 12/1979 – Art. 40, comma 1, Dl n. 112/2008, convertito in L. n. 133/2008

I moduli in formato   Word  puoi scaricarli da questa pagina

Le modalità di tenuta del Libro unico sono:

• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili, preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati dall'INAIL o da soggetti abilitati

• a stampa laser, con autorizzazione preventiva dell'INAIL alla stampa e alla generazione della numerazione automatica

• modalità informatica su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, oppure con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell'Amministrazione digitale. Questa modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di vidimazione e autorizzazione dell'INAIL. Prima della messa in uso, deve essere fatta comunicazione scritta alla Direzione provinciale del lavoro.

Il 5 dicembre 2008 il Ministero del Lavoro ha diffuso il "Vademecum sul Libro Unico del Lavoro", un documento che raccoglie un insieme di quesiti tecnici con le relative soluzioni.

In data 9 dicembre INAIL ha inoltre diffuso una nota contenente indicazioni di dettaglio sulla vidimazione, la numerazione unitaria e la stampa laser.

Nel rimandare alla consultazione dei due documenti si segnala, in particolare, che il Libro Unico deve essere vidimato esclusivamente dall'INAIL, anche per i datori di lavoro che in passato provvedevano presso altri Enti.

Si ricordano inoltre le prossime scadenze:

• 12 dicembre 2008 avvio della procedura informatica per la richiesta della gestione della "numerazione unitaria".

• 16 gennaio 2009 termine ultimo - per i soggetti già in possesso della autorizzazione alla "numerazione unitaria" - per la comunicazione telematica all'INAIL dell'elenco dei datori di lavoro assistiti. Nelle istruzioni INAIL per questa scadenza viene indicato il termine del 31 dicembre, che deve intendersi riferito sul piano operativo "fino alla fine del periodo di paga".

• 16 febbraio 2009 entrata in vigore del Libro Unico.

Da un punto di vista pratico, il Libro Unico del Lavoro altro non è che l’attuale cedolino paga implementato della relativa sezione delle presenze/assenze, sezione presenze. ovvero dei dati attualmente riportati nel libro paga.

L’istituzione e la tenuta del Libro Unico del Lavoro rappresenta una notevole riduzione dei costi, snellisce i rapporti con gli Istituti previdenziali ed assicurativi, riduce i tempi necessari per rendere  operative le nuove aziende.

• CHI NON E’ OBBLIGATO:

1)Le società cooperative che non occupano lavoratori subordinati o parasubordinati;

2)L’impresa familiare con lavoro di coniuge, figli, parenti e affini se non sono dipendenti o parasubordinati;

3)Aziende individuali artigiane che operano solamente con lavoro del titolare, dei soci o familiari coadiuvanti;

4)Società e ditte individuali del terziario che operano solamente con lavoro del titolare o dei soci lavoratori;

5)Le pubbliche amministrazioni.

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• CHI DEVE ESSERE ISCRITTO NEL LIBRO UNICO:

1) Lavoratori subordinati (compresi quelli in somministrazione, i distaccati e coloro che sono impiegati in sedi all’estero);

2) Collaboratori con e senza progetto;

3) Associati in partecipazione con apporto di lavoro.

• QUALI DATI DEVE CONTENERE:

Dati anagrafici:

• Nome e Cognome

• Codice Fiscale

• Qualifica e Livello (se ricorrono)

• Retribuzione base

• Anzianità di servizio

• Posizione assicurativa

• … QUALI DATI DEVE CONTENERE:

Dati retributivi:

• Dazioni in denaro o natura

• Rimborsi spese

• Premi

• Somme erogate per lavoro straordinario

• Le trattenute

• Le detrazioni fiscali

• Dati degli Assegni Nucleo Familiare

• Le prestazioni ricevute da enti ed istituti previdenziali

PER I LAVORATORI A DOMICILIO:

• Data e ora di consegna del lavoro

• Data e ora di riconsegna del lavoro

• Descrizione del lavoro

• Quantità e qualità del lavoro

…• QUALI DATI DEVE CONTENERE:

Calendario presenze:

• Ore di lavoro ordinario

• Ore di straordinario

• Ore di assenza retribuite e non

• Ore di ferie e riposi

Per i lavoratori a retribuzione fissa giornaliera, mensile, ecc. devono essere indicate solo le giornate di presenza. Tuttavia, si ritiene ancora obbligatorio riportare anche le assenze con relative causali.

Le assenze dovranno essere indicate anche per i parasubordinati se aventi riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali.

• QUANDO EFFETTUARE LE REGISTRAZIONI:

– Entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento

In caso di calendario “sfasato”, la registrazione differita è da riferirsi solamente alle variabili retributive e non alle presenze.

• ESIBIZIONE:

– Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere esibito agli ispettori in occasione dell’accesso in azienda e dovrà essere aggiornato fino al mese precedente in caso di ispezione dopo il giorno 16 e fino a due mesi precedenti se l’ispezione avviene entro il giorno 16.

– L’obbligo di esibizione grava sul datore di lavoro, sul consulente o su altro soggetto abilitato, a seconda di chi si fa carico della conservazione.

– Se la conservazione avviene a cura del datore di lavoro, il Libro Unico del Lavoro dovrà essere esibito tempestivamente (prima della redazione del “verbale di primo accesso ispettivo”), altrimenti i documenti di lavoro potranno essere esibiti entro 15 giorni dalla richiesta formulata nel “verbale di primo accesso ispettivo”.

• ABOLIZIONE DEI RIEPILOGATIVI MENSILI:

– Con l’entrata in vigore del D.M. 9 luglio 2008 è stato abolito l’obbligo del riepilogo mensile delle retribuzioni.

– Il personale ispettivo avrà facoltà di richiederlo ai datori di lavoro che occupino oltre 10 lavoratori o che operino in più sedi stabili.

• Per il calcolo del numero di lavoratori devono essere considerati i subordinati (a prescindere dall’orario svolto), i collaboratori e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro iscritti nel Libro Unico ed in forza.

– I riepilogativi, eventualmente richiesti dagli ispettori, potranno essere riferiti fino a 5 anni precedenti l’accertamento.

• CONSERVAZIONE:

– Il Libro Unico del Lavoro  dovrà essere obbligatoriamente essere conservato per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione.

– Il medesimo termine è da riferirsi anche ai libri obbligatori dismessi a seguito della semplificazione (a tal proposito si ricorda che il libro matricola dovrà comunque esser conservato fino al 31.12.2013 e potrà essere richiesto in visione dal personale ispettivo per tutti quei fatti avvenuti prima dell’entrata in vigore del D.M. che ne ha previsto l’ab irogaz )one .

REGIME TRANSITORIO:

• Fino al periodo di paga relativo a dicembre 2008 (scadente al 16 gennaio 2009) i datori di lavoro potranno continuare ad utilizzare il Libro Paga, nelle se i iz oni paga e presenze oppure  istituire il Libro Unico del Lavoro.

• Il Libro Matricola ed il Registro d’Impresa sono immediatamente abrogati a far data dal 18 agosto 2008.

• Le disposizioni normative relative ai libri obbligatori o ai libri Paga e Matricola devono intendersi riferite al Libro Unico, se compatibili.

RIFLESSI SULLA “MAXISANZIONE”

L’applicazione della “maxisanzione” contro il sommerso è subordinata all’impiego di lavoratori non risultanti dalle scritture o da altra documentazione obbligatoria, pertanto, a fronte dell’abolizione del Libro Matricola, gli organi di vigilanza dovranno focalizzare le verifiche sulla presenza della comunicazione obbligatoria d’assunzione ed a seguire sulle registrazioni presenti nel Libro Unico del Lavoro.

Solo qualora i lavoratori siano stati trovati intenti al lavoro in assenza di qualsiasi documentazione comprovante la volontà di non occultare il rapporto di lavoro, si procederà con l’applicazione della maxisanzione.

Inoltre, non verrà applicata se l’azienda, affidata per le comunicazioni di instaurazione dei rapporti di lavoro ad un soggetto abilitato, questi sia impossibilitato ad adempiere agli obblighi per la chiusura del proprio ufficio.

In tal caso il datore di lavoro dovrà effettuare l’invio del mod. UniUrg fermo restante l’invio del mod. UniLav il primo giorno utile.

REGIME SANZIONATORIO

• Per violazione dell’obbligo istituzione e tenuta del Libro Unico da € 500 a € 2 500. .

• Per omessa o errata registrazione sul Libro Unico da € 150 a € 1.500 per aziende fino a 10 lavoratori e da € 500 a € 3.000 per aziende con più dei 10 lavoratori (la sanzione è totale e non per singolo lavoratore).

• Per le registrazioni tardive sul Libro Unico da € 100 a € 600 per aziendefino 10 lavoratori e da € 150 a € 1 500. per aziende con più di 10 lavoratori (anche in questo caso la sanzione è totale e non per ogni lavoratore interessato).

• Per mancata esibizione del Libro Unico agli Organi di Vigilanza da parte del datore di lavoro da € 200 a € 2.000.

• Per mancata esibizione del Libro Unico agli Organi di Vigilanza da parte del Consulente del Lavoro da €100 a € 1.000 (in caso di recidiva il CdL verrà segnalato al Consiglio Provinciale di appartenenza).

• Per mancata esibizione del Libro Unico da parte delle Associazioni di Ctategoria da € 250 a € 2 000. (in caso di recidiva da € 500 a € 3 000.

• Non c’è sanzione per mancata esibizione dei riepilogativi mensili.

• Per mancata conservazione di tutti i libri obbligatori da € 100 a € 600.

• Per mancata consegna della dichiarazione di assunzione da € 250 a € 1.500.

• La maxi sanzione per il sommerso è di importo compreso tra € 1 500. e € 12.000 per ciascun lavoratore con maggiorazione di € 150 per ogni giornata di lavoro effettivo.

Raccolta di F.A.Q.

D. Con l'istituzione del libro unico tenuto dal Consulente del lavoro per la totalità dei clienti, i vecchi numeri di matricola come saranno "gestiti"?

R. Con l'abrogazione del libro matricola non è più obbligatorio l'assegnazione del numero al proprio dipendente. Non è escluso che comunque per una organizzazione interna il datore di lavoro continui ad assegnare un numero progressivo al lavoratore. In ogni caso nel contratto di assunzione non deve essere più fornita alcuna informazione di questa natura.

D. Quali sono gli adempimenti previsti per l'applicazione del libro unico nel settore agricolo in merito alla vidimazione se a carico dell'inps o dell'inail? R. La vidimazione del libro unico del lavoro per le imprese agricole compete in ogni caso all'Inail. D. Per i dipendenti che vengono pagati a fine mese, con chiusura dei dati al 24/25 del mese, come dobbiamo comportarci per far confluire la giornaliera completa sul libro unico?

.R Il DM 9 luglio 2008 consente al datore di lavoro di slittare al mese successivo le sole variabili retributive, fermo restando l'iscrizione nel libro unico del lavoro delle presenze del mese di riferimento. In questo caso, dunque, nel mese può essere consegnato un cedolino senza numerazione al dipendente e solo nei sedici giorni del mese successivo a quello di riferimento (quando le presenze sono oramai completate) sarà possibile stampare il libro unico.

.D Abbiamo attualmente una autorizzazione dall'INAIL per la stampa dei cedolini in modalità LASER. Per l'istituzione del nuovo Libro Unico dobbiamo tornare all'INAIL per una nuova autorizzazione visto che gli attuali cedolini saranno modificati con l'aggiunta del calendario delle presenze?

R. In primo luogo va precisato che l'adozione di un cedolino nel cui interno c'è anche la se iz one presenze è una facoltà e non un obbligo. Ciò n  sezione presenze potrebbe essere stampata anche in un foglio allegato al cedolino. Tuttavia, qualora il cedolino dovesse contenere anche la sezione presenze non sarebbe necessaria la nuova autorizzazione. Sono in corso accordi per verificare la modalità più semplice per comunicare all'Inail l' teven ual d ie a ozione autorizzati. di f torma iti d lel d lce o ilino diversi o in ag i tg unta da qu llie iàg

D. Sembra chiaro che dal gennaio 2009 è possibile consegnare al dip.te il classico cedolino paga, (stampato con stampante laser), come è avvenuto fino ad ora e separatamente la stampa vidimata delle presenze fatta dalla procedura del rilevatore presenze. Esempio pratico: Vengono stampati i cedolini paga con la numerazione progressiva dal numero 10.000 al n. 10.050. La numerazione del foglio presenze deve partire dal progressivo 10.051? Nell'ufficio personale di un gruppo di ditte, vengono gestite ad esempio 5 ditte riconducibili ad una unica proprietà. Attualmente, per la stampa del cedolino paga su vidimato, per ogni ditta veniva usata una vidimazione e una numerazione propria. Dal 2009 la capogruppo puo‘ chiedere di utilizzare una unica numerazione progressiva?

R. La numerazione progressiva corretta è quella proposta nel quesito. Il libro unico del lavoro è un documento unitario, pertanto la numerazione deve essere unica. Rientrano tra i soggetti ai quali possono essere affidati gli adempimenti in materia di lavoro anche le società capogruppo che, pertanto, possono tenere e conservare il Libro unico del lavoro e richiedere una numerazione unica progressiva.

D. Mi é parso di capire che la comunicazione alla DPL delle ditte in carico presso il professionista andrà fatta utilizzando il canale telematico. Già in sede di prima comunicazione entro il periodo transitorio (31/12/2008)? O entro tale data basterà una comunicazione cartacea? Scomparirà l'adempimento annuale all'INAIL? (comunicazione ditte entro 31 marzo?)

R. Entro il 31 dicembre 2008, il consulente già in possesso della numerazione unica, dovrà comunicare all’INIAL, e non come detto nella domanda alla DPL, l’elenco delle aziende assistite. Nelle prossime settimane, l’Istituto comunicherà le modalità per svolgere questo adempimento. L’obbligo dell’invio dei prospetti riepilogativi dei fogli paga elaborati mensilmente entro il 31 dicembre non è più dovuto.

D. Per i lavoratori distaccati quali sono i dati che devono essere riportati nel libro unico del lavoro?

R. I dati sono gli stessi del lavoratore somministrato, vale a dire: nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale e azienda distaccante.

D. Il datore di lavoro che assume una badante è obbligato ad istituire il libro unico del lavoro?

R. No, i datori di lavoro domestici sono espressamente esclusi dall'articolo 39, comma 1 del Dl n. 112/2008.

D. E’ possibile l’elaborazione separata del calendario presenze? • Come indicato dalla circolare del Ministero del lavoro n. 20/2008 è ritenuto corretto all’interno del libro unico del lavoro regolarmente istituito, l’eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze.

D. Con l’istituzione del libro unico del lavoro come si adempie all’obbligo di consegna al lavoratore del prospetto paga?

R. Il datore di lavoro potrà continuare a consegnare il tradizionale prospetto paga oppure consegnare al l tavoratore c iop a comprensivo quindi delle presenze.d lel libro iun co d lel lavoro

D. Si chiede se sia necessario "registrare" nel Libro Unico Lavoro i soggetti presenti presso il datore di lavoro in qualità di borsisti, stagisti, tirocinanti.

R Si . Per tali soggetti non vi obbligo di registrazione nel libro unico del lavoro, potrà stampare un cedolino senza numerazione.

D. Posso stampare un foglio paga laser non vidimato e numerato e senza calendario presenze per consegnarlo ai dipendenti quale busta paga e successivamente, entro il 16 del mese, stampare il libro unico su diverso foglio paga laser numerato in continuo e con la sezione presenze in regola con le autorizzazioni Inail?

R. Ciò che si afferma nella domanda è possibile, in quanto il DM 9 luglio 2008 consente al datore di lavoro di slittare al mese successivo le sole variabili retributive, fermo restando l'iscrizione nel libro unico del lavoro delle presenze del mese di riferimento.